Anfrage per Mail, Termin per Telefon, Angebot aus einer alten Word-Datei, Rechnung am Monatsende aus dem Gedächtnis. Das funktioniert, solange die Menge klein bleibt, und bricht genau dann, wenn das Marketing anfängt zu wirken.
Der Name des Kunden steht in der Mail, wird für den Termin in den Kalender übertragen, für das Angebot in eine Word-Datei kopiert und für die Rechnung noch einmal erfasst. Jede Wiederholung ist eine Gelegenheit für einen Zahlendreher, und jede kostet Minuten, die sich über den Monat summieren.
Wer welchen Kunden zuletzt angerufen hat und was dabei besprochen wurde, weiß eine Person. Ist sie im Urlaub oder krank, fängt die Nachverfolgung von vorn an, und Anfragen bleiben unbeantwortet liegen, ohne dass es jemandem auffällt.
Ein Angebot geht raus, und danach entscheidet der Zufall, ob jemand nachhakt. In ruhigen Wochen wird nachgefasst, in vollen nicht, und genau in den vollen Wochen sind die Angebote am größten.
Solange zehn Anfragen im Monat kommen, trägt die Handarbeit. Bei dreißig kippt sie, und dann wird nicht die Kampagne zum Engpass, sondern das Büro. Ich habe das im eigenen Betrieb erlebt, bevor ich es bei Kunden gesehen habe.
Ich baue nichts, bevor der Ablauf nicht aufgeschrieben ist. Ein Werkzeug auf einen unklaren Ablauf gesetzt macht die Unklarheit nur schneller.
Bevor irgendetwas gebaut wird, notiere ich mit Ihnen jeden Handgriff von der ersten Mail bis zur bezahlten Rechnung. Diese Liste ist oft länger als erwartet, und sie zeigt sofort, welche drei Schritte den meisten Ärger machen.
Jede Anfrage landet an einer Stelle, mit Herkunft, Ansprechpartner und Stand. Von dort aus werden Angebot, Termin und Rechnung befüllt, sodass die Angaben nur einmal eingegeben werden.
Erinnerungen zum Nachfassen, Terminbestätigungen, wiederkehrende Rechnungen und Berichte laufen ohne Zutun. Was eine Entscheidung braucht, kommt weiterhin zu Ihnen, und der Rest läuft im Hintergrund.
Sie bekommen ein Dashboard, in dem Anfragen, Herkunft und offene Punkte stehen. Bei zwei Kunden ist daraus mehr geworden: Mitarbeiter laden Einsatzfotos hoch, die nach Freigabe zu Referenzseiten werden, und Maßnahmen lassen sich mit Preis anzeigen und per Klick beauftragen.
Die Entrümpelungsfirma, die ich mit Partnern führe, macht im Schnitt rund 150.000 € Umsatz im Monat, und der Engpass war dort nie die Nachfrage. Der Engpass war das Büro: Anfragen aus vier Kanälen, Termine im Kopf, Rechnungen am Monatsende. Was ich heute bei Kunden aufsetze, habe ich zuerst für den eigenen Betrieb gebraucht, und deshalb kenne ich die Stellen, an denen solche Systeme im Alltag scheitern.
Der Umsatzwert stammt aus dem eigenen Betrieb und ist nicht extern geprüft. Was bei Ihnen möglich ist, hängt an Ihrem Markt und Ihrer Auslastung.
Im Anfragen-Check gehen wir den Weg einer Anfrage bei Ihnen einmal durch. Am Ende wissen Sie, welche drei Handgriffe Sie zuerst loswerden sollten.
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