Belege liegen an vier Orten
Ein Teil als Papier im Fahrzeug, ein Teil als PDF im Postfach, der Rest als Kassenbon in einer Schublade. Am Monatsende sammelt jemand alles ein, und in der Buchhaltung fehlt trotzdem regelmäßig etwas.
[03]E-Rechnung und Belege
Die E-Rechnung wird Pflicht, und die Belege liegen in vier Ordnern.
Ein Teil liegt als Papier im Handschuhfach, ein Teil als PDF im Postfach, der Rest als Kassenbon in der Schublade. Am Monatsende sammelt jemand alles zusammen, und in der Buchhaltung fehlt trotzdem die Hälfte.
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Woran Sie es merken
Der Steuerberater fragt jeden Monat dasselbe
Dieselben Rückfragen zu fehlenden Belegen, dieselbe Suche in alten Mails. Diese Schleife kostet auf beiden Seiten Zeit und wird üblicherweise auch berechnet.
Rechnungen entstehen aus dem Gedächtnis
Am Monatsende wird zusammengetragen, was geleistet wurde. Was niemand notiert hat, wird nicht berechnet, und in vollen Monaten ist das der größere Teil.
Die Umstellung auf E-Rechnung ist noch offen
Empfangen müssen deutsche Unternehmen elektronische Rechnungen schon seit Anfang 2025. Beim Ausstellen läuft die Übergangsfrist ab, und viele Betriebe haben dafür bisher keinen festen Ablauf.
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Ab wann die E-Rechnung Pflicht ist
Deutsche Unternehmen müssen elektronische Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Beim Ausstellen gilt eine Staffelung: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr ihre Rechnungen im strukturierten elektronischen Format ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle. Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben dauerhaft ausgenommen.
EMPFANG SEIT 2025 · AUSSTELLUNG AB 2027 ÜBER 800.000 € · AB 2028 ALLE
Übersicht der Fristen bei Grant Thornton, Stand 2026
Maßgeblich sind die gesetzlichen Regelungen und die Auskunft Ihres Steuerberaters.
Ich bin Ihr Dienstleister für Marketing und Abläufe und leiste keine steuerliche Beratung. Ob und ab wann die Pflicht für Ihren Betrieb greift, beurteilt Ihr Steuerberater. Was ich übernehme, ist der technische Weg dorthin.
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Wie ich den Weg eines Belegs ordne
Beleg dort erfassen, wo er entsteht
Der Beleg wird beim Bezahlen mit dem Telefon abfotografiert und landet sofort an der richtigen Stelle, statt in der Jackentasche. Was am Entstehungsort erfasst wird, muss später niemand suchen.
Leistung festhalten, sobald sie erbracht ist
Der Mitarbeiter hält den Einsatz direkt danach fest, mit Datum, Objekt und Dauer. Am Monatsende steht die Rechnungsgrundlage bereits fest, und niemand rekonstruiert sie aus dem Kalender.
Rechnung im geforderten Format
Rechnungen entstehen aus den erfassten Leistungen und in dem strukturierten Format, das ab 2027 verlangt wird. Der Ablauf steht damit, bevor die Frist greift, und muss nicht unter Zeitdruck umgestellt werden.
Eine Übergabe an die Buchhaltung
Alles liegt an einer Stelle und wird in einem Zug übergeben, statt in monatlichen Rückfragen zusammengetragen. Welche Form Ihr Steuerberater dafür braucht, klären wir vorab mit ihm.
Der erste Schritt kostet Sie zwanzig Minuten
Im Anfragen-Check sehen wir uns an, wo Ihre Belege heute landen und was davon jeden Monat Handarbeit verursacht. Den Ablauf stimme ich anschließend mit Ihrem Steuerberater ab.
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